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secrétaire
Le secrétaire du congrès est le gardien des documents. Il voit à leur mise à jour régulière. Il travaillera en étroite collaboration avec le responsable du congrès et son adjoint à la préparation des réunions mensuelles.
Responsabilité
Exigences souhaitables et durée de la tâche
Le secrétaire du comité du congrès est élu pour un mandant d'un an, renouvelable pour une autre année (s'il est réélu). Il aura au moins 6 mois d'appartenance dans DAA. Il est un membre de confiance. Il aura été secrétaire de groupe ou aura des connaissances en secrétariat. Il a une connaissance générale et le désir de respecter les 12 Traditions, les 12 Concepts et les documents de référence. Il aura de préférence un ordinateur ainsi qu'une imprimante.
Responsabilité
- En plus des responsabilités spécifiques au poste, s'assurer de suivre les responsabilités générales des responsables de comité du congrès et de respecter le lien entre les services et le respect des 12 Traditions.
- Assister aux réunions mensuelles du comité du congrès.
- Se trouver un adjoint afin de l'assister dans sa tâche et faire entériner son choix par le comité du congrès.
- Prévenir le responsable du comité du congrès et/ou son adjoint s'il ne peut faire sa tâche ou lorsqu'il ne peut être présent à une réunion mensuelle.
- Aider le responsable du comité du congrès et/ou son adjoint à préparer les ordres du jour des réunions officielles mensuelles du comité du congrès, en tenant compte des réunions précédentes et des événements à prévoir ou à venir.
- S'assurer que tous les documents nécessaires aux réunions soient photocopiés en quantité suffisante pour tous les participants.
- Rédiger les procès-verbaux revus et corrigés par le responsable du comité du congrès ou de son adjoint.
- Maintenir à jour le calendrier des activités touchant l'ensemble du comité du congrès.
- Maintenir à jour une liste des sujets en suspens et inscrire les sujets à l'endos des ordres du jour des réunions respectives.
- Maintenir à jour une liste confidentielle des membres du comités (nom complet, adresse et numéro de téléphone et, si disponible, numéro de cellulaire, adresse de courriel).
- Aviser par téléphone les responsables des comités (et non les adjoints) lors de la tenue des réunions mensuelles et spéciales.
Exigences souhaitables et durée de la tâche
Le secrétaire du comité du congrès est élu pour un mandant d'un an, renouvelable pour une autre année (s'il est réélu). Il aura au moins 6 mois d'appartenance dans DAA. Il est un membre de confiance. Il aura été secrétaire de groupe ou aura des connaissances en secrétariat. Il a une connaissance générale et le désir de respecter les 12 Traditions, les 12 Concepts et les documents de référence. Il aura de préférence un ordinateur ainsi qu'une imprimante.
onzième tradition daa
La politique de nos relations publiques est basée sur l’attrait plutôt que sur la réclame; nous devrions toujours garder l’anonymat personnel dans tous les médias d’information.